Wanneer Office 365 wordt geïmplementeerd en gebruikers kennis maken met SharePoint Online en Office 365, is een van de meest voorkomende vragen :
“Wat is de beste manier om toegang te krijgen tot documenten in SharePoint-site?”
Dat is niet vreemd, omdat de SharePoint webinterface heel anders is dan de file explorer / netwerkdrive ervaring die we hadden en waar we zo gehecht aan zijn. Zoals met veel dingen in het leven, is er geen goed of fout antwoord hier.
In deze Blog wil ik uitleggen op welke manieren je toegang hebt tot de documenten zodra ze zijn geüpload naar SharePoint. Welke methode je kiest, hangt veel af van de persoonlijke voorkeur.
OPTIE 1: SHAREPOINT-SITE
De meest voor de hand liggende optie om toegang te krijgen tot documenten is via de webinterface, door rechtstreeks naar een SharePoint-site te gaan. In SharePoint sites kunnen een of meerder document bibliotheken zijn geplaatst, met in de bibliotheek een folder en documentstructuur. Deze optie is te gebruiken als er een bv. intranethub is met navigatie. Met een intranet creëer je de toegang naar de diverse paginas en document blibliotheken en documenten.
Deze optie is het beste wanneer:
- Je enkel de toegang hebt via een Web browser
- Je ook andere webonderdelen/elementen heeft op een SharePoint-site
- Wanneer je metagegevens hebt en de documenten moet sorteren/groeperen/filteren
- je ook Workflows hebt die u vanaf de SharePoint-site moet starten
OPTIE 2: MS TEAMS
Sharepoint Document bibliotheken zijn ook te koppelen aan Microsoft teams (en vice versa). Als Microsoft Teams de voorkeur krijgt, ga je mogelijk helemaal niet rechtstreeks naar de SharePoint site. In plaats daarvan heb je toegang tot de documentbibliotheek via een tabblad Bestanden in een MS-teamkanaal. Als je andere elementen/bibliotheken op een site hebt, kun je deze ook koppelen als tabbladen van teamkanalen.
Deze optie is het beste wanneer:
- Teams als standaard of primaire communicatie applicatie wordt gebruikt
- je niet veel andere elementen of webonderdelen hebt om toegang te krijgen op een SharePoint-site
OPTIE 3: WINDOWS EXPLORER (VIA ONEDRIVE SYNC)
Je kunt ook toegang krijgen tot documenten door ze te synchroniseren met uw computer via OneDrive-synchronisatie. Naast je persoonlijke bestanden in onedrive kun je ook SharePoint bibliotheken syncen naar je desktop. Hierdoor verkrijg je toegang tot documenten in een zeer vertrouwde interface (via Windows Explorer).
Deze optie is het beste wanneer:
- Je veel werekt met documenten en deze moet navigeren en reorganiseren via de Windows Explorer-interface
- Je offline toegang nodig hebt tot documenten (zonder internetverbinding)
- Je geen metagegevens in de documentbibliotheek hebt (omdat de aangepaste metagegevens/kolommen niet naar een computer worden gekopieerd)
OPTIE 4: ONEDRIVE VOOR BEDRIJVEN
Je hebt ook toegang tot alle documenten die zijn opgeslagen op SharePoint-sites via uw OneDrive voor Bedrijven-webinterface. Hoewel OneDrive voornamelijk wordt gebruikt als een persoonlijke bestandsopslagruimte in de cloud, biedt het gebruikers ook toegang tot gedeelde bibliotheken (wat documentbibliotheken op SharePoint-sites betekent).
Deze optie is het beste wanneer:
- Je graag werkt vanuit uw OneDrive
- Je geen toegang hoeft te krijgen tot andere elementen/webonderdelen die zijn opgeslagen op een SharePoint-site
OPTIE 5: MOBIEL
Wanneer je veel onderweg bent en meestal vanuit het veld werkt, heb je mogelijk toegang nodig tot bestanden en mappen via mobiele apps. In dit geval heb je OneDrive- en SharePoint-apps nodig, zodat je niet alleen profiteren van documenten, maar ook van andere elementen van de site.
Deze optie is het beste wanneer:
- Je veel onderweg werkt
- Je toegang wenst op mobiele device(s)
OPTIE 6: VIA OFFICE APPLICATIES
Je kunt documenten ook rechtsreeks openen vanuit de Office applicaties.
Word documenten open je uiteraard via je Word applicatie op je Desktop (Windows of Apple). Maar ook de nieuwe Office applicatie voor mobile geeft je directe toegang naar je documenten op diverse SharePoint sites of Teams Sites.
Deze optie is het best wanneer je:
- Graag werkt vanuit de Desktop applicaties
- Wanneer je veel en enkel werkt met Office documenten.
- Veel werkt met bestanden die je recent hebt gemaakt of bewerkt.
OPTIE 7: 3RD PARTY SOFTWARE
Naast de hiervoor omschreven standaard opties zijn er ook diverse (niet Microsoft) programma’s die de toegang naar bestanden kunnen regelen.
De zogenaamde Third Party Software (meestal tegen betaling) legt technische koppelingen naar de SharePoint databases om de documenten op een bepaalde manier te presenteren of beschikbaar te maken. Zo is er bijvoorbeeld software die Document Bibliotheken beschikbaar maakt in Outlook. Bekende applicaties zijn bv Colligo, Harmon.ie en Zeedrive.
Conclusie
Er zijn dus meerder opties en manieren om documenten te openen in een Sharepoint online omgeving. Er is geen betere of beste manier. Alle opties kunnen ook los van elkaar of door elkaar worden gebruikt, als gebruiker kies je de manier die het best past bij jouw werkzaamheden van dat moment.
Aarzel niet meer en migreer dus snel al je data en documenten naar SharePoint online. Al je documenten staan dan centraal en veilig opgeslagen. Ze zijn van overal te benaderen op diverse manieren toegankelijk. In volgende Blogs vertel ik meer over data in de Cloud, Migreren, Organiseren en structureren.
