Bij de introductie van Office 365 dien je vooral ook aandacht te besteden aan de gebruikersadoptie. Veel medewerkers houden namelijk niet van verandering, dus er is een risico dat ze het grootste deel van Office 365 negeren. Verandering doet pijn, en daarmee haalt de organisatie niet de doelen die ze had gesteld bij de keuze voor Office 365: de medewerkers in staat stellen om slim samen te werken en kennis te delen, zodat ze optimaal hun werk kunnen doen en zo de klantverwachting waarmaken. Awareness.
Hoe kun je het gebruik van Office 365 stimuleren, en hoe zet je de juiste tools in bij de juiste vraagstukken. Nlcom kan prima assisteren bij het stellen van de juiste doelen en de tools.
1 Start
Als je begint met Office 365 zorg er voor dat je vanaf het begin denkt aan de adoptie van hetgeen geïmplementeerd wordt.
Stel een plan op en zorg voor goede communicatie. Betrek de juiste mensen, key-users, en stel het juiste doel samen.
Welk probleem probeer je op te lossen? En hoe kan Office365 helpen om dat probleem op te lossen en dus je doel te halen.
Het Office 365 biedt een enorm scala aan tools en oplossingen. Belangrijk hierin is, welke tool gebruik je wanneer?
2 Adoptie
Zorg dat het geen droog IT-verhaal wordt en zorg voor draagvlak binnen de organisatie.
Betrek bijvoorbeeld de key-users in diverse lagen of het Management: De Office365 evangelisten die draagvlak en enthousiasme creëren.
3 Laaghangend fruit
Wat zijn de ‘problemen’ in de organisatie, en hoe kan Office 365 deze eenvoudig oplossen?
Begin met punten die heel zichtbaar zijn voor gebruikers, pak deze snel op, zodat de voordelen direct zichtbaar zijn en ervaren worden.
4 Communicatie
Gebruikers moeten weten en ervaren wat Office365 is en heeft te bieden. Daarnaast moet ook duidelijk zijn wat ze er zelf aan hebben. Laat zien en leg uit hoe Office 365 werkt, welke tools er zijn en hoe deze tools kunnen ondersteunen in de dagelijkse werkzaamheden.
Samenwerken in Teams, delen van data en content via SharePoint of communicatie technologieën van Teams en Skype, zijn een aantal voorbeelden.
5 Lancering
Communiceer via verschillende kanalen over nieuwe mogelijkheden. Creeer een Ofice365 team, organiseer evenementen. Geef de gebruiker een positieve ervaring die bij blijft: Informatief, overtuigend, maar vooral ook leuk.
6 Hulp en training
Gebruikers moeten weten wat ze waarvoor kunnen en dienen te gebruiken. Op welke knoppen ze moeten drukken om bepaalde taken uit te voeren. Biedt trainingen aan in een vorm die past bij de organisatie: klassikaal, webinars, blogs, vlogs. Zorg voor goede ondersteuning bij vragen en problemen.
7 Kennisdeling
Deel de ervaringen van key-users en gebruikers. Mooie oplossingen, problemen waar je tegenaan loopt, verassingen waar je van leert. Deel kennis over nieuwe ontwikkelingen met geïnteresseerden, maak hierbij ook gebruik van een van de Office 365 tools.
8 Meten is weten
Peil de meningen van gebruikers en meet het gebruik van Office 365. Doe dit met regelmaat en maak een nul-meting, zodat de vooruitgang zichtbaar wordt. Gebruikers rapportages in het beheer centrum kunnen daarbij basisinformatie verstrekken over gebruikers en activiteiten. Probeer te begrijpen hoe gebruikers werken en stuur bij waar nodig.
9 Ontwikkeling
Office 365 evolueert continu: Er komen dagelijks nieuwe functionaliteiten bij en bestaande onderdelen veranderen aan de lopende band. Via Roadmaps, blogs en vlogs kun je de ontwikkelingen volgen. Met een tenant in first-release modus, worden ontwikkelingen vanaf een vroeg stadium geïmplementeerd binnen de omgeving. Uiteraard kan dit ook nadelige gevolgen hebben omdat sommige ontwikkelingen niet altijd optimaal functioneren of soms ook weer teruggetrokken worden.
10 Ga door!
De organisatie ontwikkeld zich, Office 365 ontwikkeld zich, dus je plannen en doelen moeten ook doorgroeien. Werk Agile, om snel en effectief in te spelen op veranderingen in de organisatie en buitenwereld. Probeer onbekende of niet gebruikte onderdelen uit, test nieuwe functionaliteiten of kijk nar nieuwe uitdagingen