Microsoft Teams is nog steeds de snelst groeiende Microsoft-toepassing op dit moment. Het is een geweldige alles-in-één tool waarmee je kunt chatten met teamleden, Teams (voorheen Skype) videogesprekken voeren en bestanden op één plek organiseren! Vandaag gaan we in op de de verschillende soorten chatgesprekken die je kunt voeren in MS Teams. En dan met name op het bestandsbeheer in MS Teams. Want afhankelijk van de werkwijze wordt er op verschillende manieren met bestandsopslag omgegaan.
Zoals we al weten, slaan Teams op zichzelf geen bestanden op. SharePoint is de plek waar bestanden worden opgeslagen. In een andere Blog zullen we daar eens verder op ingaan. En dat is precies de reden voor het schrijven van deze Blog – omdat de manier waarop bestanden worden behandeld door SharePoint/OneDrive, afhankelijk is van het gesprek dat je voert in Teams, kan dat voor een gebruiker verwarrend zijn. Maar ook vanuit IT oogpunt voor het managen van bestandsopslag.
Welke soorten gesprekken kun je voeren in MS Teams?
- Channel Conversations (met iedereen die deel uitmaakt van een team)
- Private Channel Conversations (met sommigen die deel uitmaken van een team)
- Privéchats (met iedereen buiten een team)
Kanaalgesprekken / Channel conversations
Dit zijn de gesprekken die je binnen elk team voert. Vanuit een architectonisch oogpunt bestaan Teams uit kanalen. Kanalen dienen als onderwerpen voor verschillende onderwerpen/gesprekken binnen een team. Standaard heb je een algemeen kanaal (General) en natuurlijk kun je naar wens extra kanalen maken. Deze kanalen hebben geen unieke beveiliging en zijn toegankelijk voor iedereen die deel uitmaakt van het MS Team (Office 365 Group) – Zie deze Blog – wat gebeurd er als je een Team aanmaakt.
Hoe gaan kanalen om met bestandsbeheer?
Elk kanaal binnen Microsoft Teams heeft een eigen map in een standaarddocumentbibliotheek die zich bevindt op een SharePoint-site die is gekoppeld aan MS Teams (via een Office 365-groep).
Dus als je gesprekken binnen elk kanaal en bestanden uploaden naar dat kanaal, worden ze opgeslagen in een map die dezelfde naam draagt als het kanaal. En dat allemaal in een SharePoint Site die gekoppeld is aan het Team.
Privé kanaalgesprekken
Zoals hierboven vermeld, “gewone” kanalen hebben geen beveiliging schil- met andere woorden – alle discussies van gesprekken zijn toegankelijk voor iedereen binnen een team. Er zijn echter situaties waarin je een privégesprek binnen een team moet voeren. Een langverwachte functie die relatief recent is geïmplementeerd, is de mogelijkheid om private kanalen te maken.
Hoe gaan Private Channels om met bestandsbeheer?
Nu komt de grote truc en wezenlijk andere methode van bestandopslag in SharePoint. Wanneer je een privékanaal maakt, wordt achter de schermen een gloednieuwe site(collection) gemaakt met de Team-channel naam. Dat is de plek waar de geuploade bestanden van een privékanaal zich zullen bevinden.
Als u meer wilt weten over private kanalen te leren – klik hier voor meer info.
Privé chats / Private chats
Vaak hoef je alleen maar te chatten met iemand in Teams, en gebeurt dit buiten een van de bestaande Teams / Project. In dit geval gebruik je de chatfunctie binnen MS Team.
Hoe gaan Private Chats om met bestandsbeheer?
Maar waar zijn de bestanden opgeslagen in Private Chats? Aangezien we hier geen teamsite met mappen hebben… Nou, wanneer je documenten uploadt naar een privéchat, worden ze geüpload naar jouw OneDrive-account naar een speciale map genaamd Microsoft Teams Chat Files. Dus als ik bestanden deel in een chat met ontvangers, gaan ze naar mijn OneDrive, en als, zeg Robin, een bestand uploadt in zijn chat, zal het bestand worden opgeslagen in zijn OneDrive.
Deze bestanden worden automatisch gedeeld en hebben de juiste machtigingen, zodat de chatontvangers de bestanden kunnen openen en bewerken.
