In een vorig artikel hebben we reeds de voordelen uitgelegd van een integratie van uw huidige telefooncentrale met Microsoft Teams. In dit artikel zullen we verder uitweiden over de mogelijke configuraties.
We kunnen spreken van vier verschillende gradaties met betrekking tot Teams integratie. De Teams flexplek, Teams direct, Teams altijd en Teams only. Welke gradatie voor uw bedrijf het best van toepassing is zal afhankelijk zijn van de de wensen van de medewerkers, afdelingen en organisatie. Daarnaast is het ook van belang om niet de visie van het bedrijf uit het oog te verliezen voor wat betreft de communicatie en bereikbaarheid.
Teams flexplek
Bij de inrichting van Teams flexplek wordt de Teams cliënt ingericht als een flexplek. Voor de medewerker is het dan mogelijk om in te loggen op zijn Teams cliënt met een eerder ingestelde persoonlijke code en pincode. Na het inloggen zullen alle inkomende gesprekken gericht aan deze medewerker binnen komen op zijn Teams cliënt waar deze ook geïnstalleerd is, op zijn laptop, tablet of mobiele telefoon.
De Teams flexplek inrichting is op zijn best bij bedrijven met flexplekken en medewerkers welke regelmatig ook buiten de deur actief zijn. Op kantoor kunnen de flexplekken uitgerust worden met vaste telefoontoestellen waarop ingelogd kan worden, buiten de deur kan de medewerker weer inloggen op zijn Teams cliënt.
Het voordeel van de flexplekken is dat de medewerker altijd bereikbaar is op het bekende interne nummer, of dit nummer op een vast toestel of Teams cliënt uit komt wordt bepaald door de laatste flexplek login welk de medewerker uit voert.
Teams direct
Bij een Teams direct inrichting wordt de Teams cliënt als flexplek losgelaten. Een medewerker heeft in deze situatie twee accounts welke aan elkaar gekoppeld zijn. Een account voor een vast toestel op kantoor, wat eventueel een flexplek account kan zijn, en een Teams account. Beide accounts zullen gebeld worden als het interne nummer gebeld wordt.
Bij de inrichting van Teams direct is er rekening mee gehouden dat een medewerker eventueel ook in een belgroep zit voor oproepen gericht aan verkoop, een servicedesk of overige oproepen op het nummer van kantoor. Om de medewerker hier buiten de deur niet mee te storen worden deze oproepen alleen op het flexplek account afgeleverd.
Wordt de medewerker rechtstreeks gebeld op zijn interne of externe nummer, en dus niet via een belgroep, zal het gesprek juist wel op beide accounts afgeleverd worden. Op deze manier is een collega altijd bereikbaar voor het eigen personeel, ook als deze buiten de deur is, maar wordt hij niet gestoord door oproepen van een klant gericht aan een afdeling.
Teams altijd
De Teams altijd inrichting is gelijk aan de Teams direct inrichting. De medewerker krijgt wederom twee accounts welke gekoppeld zijn. Het grote verschil is dat de Teams cliënt nu ook over zal gaan als de medewerker in een belgroep gebeld wordt.
Deze situatie is bijvoorbeeld handig als er van een afdeling niemand op kantoor is om gesprekken aan te nemen, of dat een medewerker in een escalatie groep zit waarbij hij altijd bereikbaar zou moeten blijven.
Teams only
In deze laatste situatie die we bespreken maakt de medewerker geen gebruik meer van een vast telefoon toestel. Er wordt alleen gebruik gemaakt van de Microsoft Teams cliënt om te bellen en gebeld te worden. Het grote voordeel hiervan is dat er geen hardware meer aangekocht hoeft te worden. Het vaste telefoontoestel wordt immers niet meer gebruikt en een mobiele telefoon heeft tegenwoordig iedereen bij zich.
Hierin zit echter ook direct het nadeel. Functionaliteiten als doorverbinden van gesprekken zit ook in de Teams cliënt, maar in de praktijk werkt dit op een vast toestel net iets makkelijker. Mocht de mobiele telefoon uitvallen wegens een lege batterij, of geheel defect raken, is de medewerker hierdoor een tijd totaal onbereikbaar.
Doorgaans zien wij dat de Teams flexplek en Teams direct de methode is wat de meeste medewerkers aan spreekt. Hierdoor is hun flexibiliteit al behoorlijk vergroot door Teams te gebruiken, maar worden ze niet constant gestoord als ze buiten de deur aan het werk zijn.
