Het (beeld)bellen via Microsoft Teams is in veel organisaties inmiddels al redelijk ingeburgerd. Iets wat minder bekend is, is dat de Teams cliënt ingericht kan worden als een volwaardige softphone. Iets dat voor veel bedrijven aan de start van de corona crisis een uitkomst was geweest om al het personeel thuis te laten werken.
Door de corona crisis hebben veel organisaties hals over kop voor de medewerkers thuiswerkplekken in moeten richten. Een laptop en een mobieltje van de zaak was vaak al voor handen, het waarborgen van de telefonische bereikbaarheid werd al wat lastiger. Als de overstap naar een Cloud PBX nog niet gemaakt was en een organisatie daadwerkelijk nog afhankelijk was van een fysieke centrale, waren de opties sterk gelimiteerd tot het doorschakelen van alle inkomende gesprekken naar één mobieltje. In 99% van de gevallen was dit natuurlijk geen wenselijke situatie en eigenlijk dus ook geen oplossing.
Mocht de overstap al gemaakt zijn naar een telefooncentrale in de Cloud dan zijn er al meer opties mogelijk. Het vaste telefoontoestel op kantoor kan namelijk bij de medewerker thuis aangesloten worden en zich via de privé internetverbinding bij de online telefooncentrale aanmelden, resulterende in een functionerende telefoon zoals op kantoor. Andere mogelijkheden zijn o.a. via een app gesprekken door te schakelen van kantoor naar de mobiele telefoon of gebruik te maken van een softphone om zo de mobiel in te zetten als zijnde een kantoor toestel. Vaak zijn deze manieren echter afhankelijk van handelingen welke de medewerker uit moet voeren om bereikbaar te blijven waar hij ook is. De kans op een “human error” waarbij de telefonische bereikbaarheid van de organisatie in gevaar komt is hierbij een reëel gevaar.
Voordelen van Microsoft Teams integratie met VoIP telefonie
De mogelijkheid om de Microsoft Teams cliënt te integreren in een Cloud telefooncentrale zorgt ervoor dat de medewerkers van de onderneming met de voor hun bekende applicaties zo flexibel mogelijk te bereiken zijn. Dit kan op kantoor zijn, buiten de deur of op thuiswerkplek. Waar de medewerker zich ook bevind. Hij kan altijd bereikbaar zijn op het bekende interne nummer en externe nummer. Hierdoor is het niet meer nodig om toestellen van kantoor naar huis mee te nemen en vervalt doorschakelen. De bereikbaarheid en flexibiliteit wordt vergroot met de bij de medewerkers bekende apparatuur en software.
Zodra de Microsoft Teams cliënt geïntegreerd is met de telefooncentrale krijgt deze een extern telefoonnummer toegekend. Afhankelijk van de manier van integreren is dit een apart rechtstreeks nummer of het algemene nummer van kantoor. Vervolgens is het vanuit Teams mogelijk om naast de gebruikelijke Teams contacten ook normale telefoonnummers te bellen, zowel vaste lijnen als mobiel.
Afhankelijk van de gekozen manier van integreren krijgt de Teams cliënt een eigen extern nummer. Deze zal als een volledig op zichzelf staand toestel functioneren; wel of niet als een flex-toestel. De integraties variëren van een los staand vast toestel op kantoor en sporadisch de Teams cliënt gebruiken, tot alleen maar bereikbaar zijn en bellen via Teams zonder een vast toestel op het bureau. Tussen deze twee uitersten zijn er nog meer verschillende mogelijkheden waarop deze integratie ingericht kan worden.