Centraal Sjablonen beheren in O365 – SharePoint

Binnen elke organisatie zijn er wel een aantal standaard sjablonen die iedereen gebruikt. Een brief met een standaard antwoord , een offerte of nieuwsbrief zijn een paar bekende voorbeelden. Je kunt de sjablonen (templates) op een fileserver zetten en onder “Bestand – Opties” in Word de locatie waar de sjablonen staan wijzigen. Je kunt het ook via Office 365 SharePoint online doen. Om dit in te kunnen stellen moet je wel Admin rechten hebben op de SharePoint online omgeving.

Enige kennis van PowerShell is handig maar niet noodzakelijk. 

Creëer een SharePoint omgeving via + Site maken. Ik noem deze ‘Tools’. Als de Site is gemaakt voeg je een document Library toe via Site-Inhoud + Nieuw en Documentbibliotheek. Geef deze bijvoorbeeld de volgende naam: OfficeTemplates

Start Word en maak een Sjabloon en copieer deze naar de OfficeTemplates library. Let op dat een sjaboon de extentie .Dotx heeft.

Open PowerShell als Admin

>Set-ExecutionPolicy Unrestricted en kies [A] Yess to All


>Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Het kan even duren voor dat > cursor terug komt. De module moet geinstalleerd worden.

Pas het volgende aan met jou admin emailadres en de naam die voor .sharepoint.com staat. in dit voorbeeld gebruik ik admin@nlcom.nl en nlcom.sharepoint.com

$adminUPN="admin@nlcom.nl”
$orgName="nlcomict"
$userCredential = Get-Credential -UserName $adminUPN -Message "Type the password."

Connect-SPOService -Url https://$orgName-admin.sharepoint.com -Credential $userCredential

Soms krijg je een foutmelding dat je geen toegang hebt to de SharePoint omgeving. Voor dan ook dit commando uit: Set-SPOTenant -LegacyAuthProtocolsEnabled $True

Login

 

Pas het commando aan voor je eigen SharePoint omgeving. je moet de URL dus vervangen door je eigen SharePoint naam

Add-SPOorgassetsLibrary -LibraryURL "https://nlcom.sharepoint.com/sites/tools/OfficeTemplates” -OrgAssetType OfficeTemplatelibrary

Kies [A] Yes to All

Nu heeft de library OfficeTemplate de instelling mee gekregen van OfficeTemplatelibrary met de bedrijfsnaam. In mijn geval is dat NLcom.

Het kan soms even duren voor dat de nieuwe instellingen zijn verwerkt.

Open Microsoft Word, kies Nieuw en vervolgens zie de sjablonen bibliotheek, open NLcom en je ziet het gedeelde sjabloon staan.

Voeg nu meer sjablonen toe via de SharePoint Library om deze beschikbaar te maken in je Word applicatie.

Uiteraard kun je de Template gallery ook gebruiken voor bv Excel of PowerPoint sjablonen. Afhankelijk van het aantal sjablonen is het wellicht handig om een structuur aan te leggen om meer overzicht te krijgen in alle beschikbare sjablonen, per applicatie/per afdeling/per type document/etc.