Teams kan op verschillende manieren worden ingezet en kent voor elke samenstelling een unieke setup en configuratie. Daar waar mensen samenwerken kan er gebruik worden gemaakt van het samenwerkingsplatform Teams. Teams bestaan er diverse vormen en samenstellingen. Een Team is een groep van mensen die samenwerken om een bepaald doel te bewerkstelligen.
Een Team kan bv. zijn een afdeling, een departement, een organisatie, een project-Team, een klant-team, enz, enz. Elk Team heeft een ander doel en is dus uniek, in samenstelling, doel, of middelen.
De inrichting van een Team in Teams is dus mede afhankelijk van bovenstaande zaken. Hoe richt je nu een Team in, hier een aantal tips en trucs die je kunnen helpen bij de inrichting van Teams:
- Definieer het doel van een Team, en bepaal op die manier of er een nieuw Team benodigd is of wellicht een nieuw kanaal binnen een bestaand Team.
- Definieer de team samenstelling en bepaal wie er lid van het Team/kanaal dient te zijn om te kunnen samenwerken.
- Creëer nieuwe teams en kanalen met beleid. Met tal van teams en kanalen loop je het risico van onnodige complexiteit en desorganisatie. Blijf op de hoogte van alle kanalen die u maakt als iets off-topic wordt, hoort het in een apart kanaal.
- Voeg teams en teamleden toe met beleid. Bouw je team en kanalen langzaam en doordacht op. Het mooie van Teams is als je in het begin niet alles (zelf) hoeft toe te voegen. Je kunt je teams en teamleden blijven laten groeien omdat je verschillende groepen nodig hebt om samen te werken.
- Gebruik directe chats voor één-op-één berichten. Chats over specifieke onderwerpen moeten plaatsvinden in het juiste Teamkanaal. Maar met behulp van 1-1 chats stel je alleen de persoon met wie u wilt communiceren op de hoogte zonder een hele groep onnodig op de hoogte te stellen.
- Bij aanmaak van een Teams wordt er standaard 1 kanaal aangemaakt: Algemeen (of General). Gebruik het kanaal ‘Algemeen’ om bijvoorbeeld algemene informatie, algemene teamdoelen, best practices of updates delen. Gebruik hiervoor het algemene kanaal.
- Gebruik teams settings in kanalen indien nodig. Door moderatie (rechten instellingen) in verschillende kanalen in te schakelen, kunnen teamleden bepalen wie op berichten kan reageren of nieuwe berichten binnen een bepaald kanaal kan starten. Houd er rekening mee dat teameigenaren standaard moderators zijn; extra niet-eigenaar moderators kunnen worden opgegeven.
- Pas aan hoe je de kanalen in je team bekijkt. Gebruik de functies Verbergen of Weergeven om de kanalen weer te geven die u het vaakst gebruikt.
- Beheer je notificaties. Krijg je “meldingsmoeheid”? Beheer en geef aan welke meldingen je wilt ontvangen en wat relevant en noodzakelijk is voor de workflow. Schakel alleen meldingen in voor belangrijke kanalen om op die manier orde te creëren in meldingen, communicatie en toto’s.
- Gebruik de tag @-mentions spaarzaam. Over meldingen gesproken… tag mensen alleen wanneer absoluut noodzakelijk binnen kanalen. Als je mensen te vaak pingt met de @-tag, loop je het risico dat ze ja na een bepaalde tijd negeren als jouw tags niet altijd relevant zijn voor hun werk. Als je de tag spaarzaam gebruikt, nemen je teamleden je tags eerder serieus wanneer je ze tagt.
- Laat je helpen en adviseren door een van onze M365 Consultants. Zij helpen u graag bij het stellen van de juiste vragen, het maken van de juiste keuzes en de juiste inrichting van de Teams die nodig zijn om uw Teams optimaal te laten functioneren. Neem contact op via (hoe kan het ook anders) Teams.
