SharePoint Online is dé Tool als het gaat om Delen en Samenwerken. De naam zelf zegt het al; SharePoint. Een veel voorkomende vraag bij klanten waar SharePoint wordt ingezet is; “Hoe kan ik nu mijn bestanden uit SharePoint delen of versturen via Outlook?”
Er zijn nogal wat manieren om dit te doen, dus hier zijn de opties, evenals voors en tegens van elke methode.
OPTIE 1: EEN BESTAND DOWNLOADEN, VERZENDEN ALS BIJLAGE
Dit is de methode die we allemaal gewend zijn, bestanden toevoegen vanuit de optie bestand toevoegen in outlook. Voordat je bestanden aan een e-mail koppelt, moet je deze eerst downloaden uit een SharePoint-documentbibliotheek en opslaan op een plek op de lokale harde schijf (Mijn Documenten of Bureaublad oid).
Voordeel:
Zo hebben we dit de afgelopen 20 jaar gedaan.
Nadeel:
Een groot nadeel is dat als je meerdere bestanden moet delen, er een beperking kan zijn in de grootte van de e-mailbijlagen in de e-mailclient van u en de ontvanger (max. ca 15 MB).
Een ander groot probleem is dat door bestanden te delen via bijlagen, je per ongeluk een andere revisie van het bestand maakt die mogelijk niet synchroon loopt met uw master-one die is opgeslagen in SharePoint. Het versturen van bijlagen in Outlook heeft als gevolg dat er meerdere versies van een bestand in de omloop zijn.
OPTIE 2. EEN BIBLIOTHEEK SYNCHRONISEREN VIA ONEDRIVE-SYNCHRONISATIE EN VERVOLGENS KOPPELEN VANUIT UW GESYNCHRONISEERDE BIBLIOTHEEK
Als je tijd wilt besparen om bestanden te downloaden en op te slaan, zoals in optie 1, kun je een documentbibliotheek of OneDrive koppelen met je Onedrive Sync client. Bestanden zijn dan vanuit de gesyncte locatie op de PC beschikbaar vanuit Outlook. Bestanden kunnen dan ook middels Drag&Drop (slepen en neerzetten) worden gekoppeld vanaf uw gesynchroniseerde OneDrive .
Voordeel:
Een beetje een timesaver als je moeite hebt om meerdere bestanden te downloaden – de bestanden staan al allemaal als gesyncte bestanden op je Computer.
Nadeel:
Hetzelfde als bij optie 1:
Een groot nadeel is dat als je meerdere bestanden moet delen, er een beperking kan zijn in de grootte van de e-mailbijlagen in de e-mailclient van u en de ontvanger (max. ca 15 MB).
Een ander groot probleem is dat door bestanden te delen via bijlagen, je per ongeluk een andere revisie van het bestand maakt die mogelijk niet synchroon loopt met uw master-one die is opgeslagen in SharePoint. Het versturen van bijlagen in Outlook heeft als gevolg dat er meerdere versies van een bestand in de omloop zijn.
OPTIE 3: EEN BESTAND RECHTSTREEKS VANUIT SHAREPOINT ONLINE DELEN
Werken anno 21e eeuw, een bestand rechtstreeks delen vanuit SharePoint-documentbibliotheek of OneDrive, zonder het te downloaden of aan een e-mail te koppelen. In een andere Blog beschrijf ik graag deze stappen.
Voordeel:
Je hoeft geen bestanden te downloaden of naar bericht te slepen en berichten op te stellen vanuit Outlook. Bestanden wordt rechtstreeks gedeeld vanuit SharePoint of OneDrive.
Omdat het bestand (de link naar) wordt gedeeld, blijft er maar 1 versie van het bestand. Zelfs nadat je het bestand e-mailt en er vervolgens een wijziging in aanbrengt – de ontvanger krijgt nog steeds de nieuwste en beste versie, omdat de koppeling naar het bestand hetzelfde blijft.
Als je meerdere bestanden moet delen, kun je een hele map en alle inhoud ervan op dezelfde manier delen.
Wanneer je een bestand deelt, kun je opgeven of de ontvanger lees- of schrijfrechten krijgt. Elke wijziging aan het bestand wordt als versie opgeslagen waardoor er altijd maar 1 actueel bestand is.
Nadeel:
Meerdere keren moeten delen als inhoud die wordt gedeeld zich niet in dezelfde bibliotheek bevindt.
Men is niet gewend om bestanden te delen (en een geautomatiseerde) e-mail te sturen zonder zelf Outlook te gebruiken. Je stuurt een link naar het bestand vanuit SharePoint en niet vanuit Outlook.
OPTIE 4: KOPPELING KOPIËREN VANUIT SHAREPOINT ONLINE OF ONEDRIVE EN PLAKKEN IN E-MAIL
Een andere optie om bestanden te delen is via het delen van URL’s (link) naar de bestanden.
Voordeel:
Hetzelfde als bij de vorige optie.
Met deze optie kopieer en plak je de URL link naar het bestand, en kun je deze vanuit Outlook in een persoonlijke mail toesturen.
Ideaal voor anoniem delen (mits SharePoint extern delen juist is geconfigureerd op de Office 365 omgeving).
Nadeel:
Hetzelfde als bij vorige optie.
Elke keer wanneer je een bestand of koppeling deelt, worden er unieke machtigingen voor het bestand gemaakt. Hierdoor kan er wildgroei ontstaan met al het delen, dus een goed governance (beleid) is belangrijk.
OPTIE 5: RECHTSTREEKS DELEN VANUIT WORD, EXCEL, POWERPOINT EN ONENOTE
Deze optie is vergelijkbaar met de bovenstaande methode, behalve dat het delen direct vanuit Microsoft Office-toepassingen wordt geïnitieerd. Dit werkt voor zowel browser- als desktopversies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote.
Delen vanuit Word Online of Delen vanuit Word Desktop:
OPTIE 6. BESTANDEN UIT OUTLOOK WEBMAIL TOEVOEGEN
Je kunt ook een bestand toevoegen vanuit Outlook-webmail. Dit werkt alleen in een browsergebaseerde Outlook e-mail, deze werkt anders in uw Outlook-client op het bureaublad. Wanneer je een bestand in Outlook-webmail bijvoegt, kun je bestanden ophalen uit de documentbibliotheken van OneDrive of Office 365 Groups. Zodra je het bestand opgeeft dat je wil koppelen, kun je de bijlage gebruiken als ‘bijlagen’ of live-koppelingen naar de bestanden (hetzelfde als Link kopiëren hierboven).
Voordeel:
Vloeiende manier om bestanden bij te voegen als u werkt in Outlook Web mail.
Nadeel:
Op het moment van schrijven van deze blog kun je alleen bestanden toevoegen van OneDrive en Office 365-groepen en niet vanuit andere typen SharePoint-sites.
OPTIE 7: SHAREPOINT-DOCUMENTEN VAN OUTLOOK-CLIENT KOPPELEN
Ik heb het beste voor het laatst bewaard. Laten we eerlijk zijn – alle bovenstaande opties zijn geweldig, maar ze vereisen dat we het gedrag te veranderen, en veranderen vindt toch niemand leuk? ? We zijn nu eenmaal gewend om de hele dag te leven en ademen in Outlook. Dus hier is hoe je SharePoint-bestanden koppelen in de Outlook bureaublad applicatie::
Klik in uw Outlook op Bestand bijvoegenen blader door deze pc.
In het venster, moeten we de bijlage van onze pc kiezen. Je kunt dan de URL plakken naar de documentbibliotheek waar u bestanden van wilt toevoegen. Kopieer de URL, zorg ervoor dat u alleen de URL voor bibliotheek zelf te kopiëren, niet het hele pad naar een specifieke weergave.
Uw documentbibliotheekbestanden en -mappen worden nu in het venster weergegeven.
Navigeer naar het bestand dat u wilt toevoegen en klik op Invoegen. Het bestand wordt nu gekoppeld aan de e-mail.
Voordeel:
Lijkt het meest op de manier die we gewend zijn.
Nadeel:
Je dient eerst de URL van je SharePoint-documentbibliotheek te kopiëren alvorens deze is te plakken in het verkenner venster.
