Ik schrijf niet graag blogberichten over de beperkingen van Microsoft-producten. Ten eerste, omdat het een negatieve indruk geeft, en ik eerder graag mijn blogs richt op de positieve kanten, functies en voordelen van M365. Ten tweede, vaak worden beperkingen opgelost of verbeterd na verloop van tijd, dus dergelijke berichten zijn soms al opgelost op moment dat je de blog leest.
Echter, veel van onze klanten maken meer en meer gebruik van de Microsoft 365 diensten en gaan ook steeds meer beseffen dat Microsoft 365 een nieuwe manier van werken genereert voor nu en naar de toekomst. En om gebruikers bewuster te maken van deze manier van werken, helpt het ook als men bewust is van de werkwijzen die we adviesren en de eventuele beperkingen die eraan kleven als men op een bepaalde manier wil werken.
Dus in deze blog, heb ik besloten om een aantal beperkingen van SharePoint Online te beschrijven. Daarbij ook enkele tips om het probleem te verhelpen of te verzachten. Voor alle duidelijkheid, SharePoint heeft veel verschillende beperkingen, maar de meeste van hen zullen nooit worden aangetroffen door de meeste organisaties. Bijvoorbeeld, 100 GB bestandsgrootte limiet per enkel bestand. Grotere bestanden zullen eerder uitzondering zijn dan regel In deze blog richt ik me op de limieten die je het meest waarschijnlijk tegen zult komen.
1: EEN GROOT AANTAL ITEMS IN EEN DOCUMENTBIBLIOTHEEK
Veruit de meest bekende beperking in SharePoint. Eerder hierboven schreef ik dat de meeste limieten vaak tijd nodig hebben om opgelost of verbeterd te worden? De 5000-items limiet is er zo een. Deze beperking wordt steeds minder relevant, door de modernere SharePoint structuren en door de verbeterde manieren waarop we Sharepoint gaan gebruiken. Het is geen limiet op het totale aantal bestanden en mappen in een documentbibliotheek (of een lijst), maar we op hoeveel u er op elk moment bekijken en verwerken.
Voorheen, op het moment dat je meer dan 5.000 items in een bibliotheek had, was vertraging merkbaar en werd het soms bijna onbruikbaar. Gelukkig is het nu met de moderne verbeteringen en moderne documentbibliotheek en auto-indexering veel beter mogelijk om meer dan 5.000 items opslaan. Echte harde limieten zijn er niet, maar ik zelf adviseer om nooit meer dan 20.000 bestanden in één library te plaatsen. Je moet je voorstellen dat als er 1000-en bestanden staan in 1 enkele bibliotheek, dat het verwerken van deze data trager wordt naar mate het aantal bestanden groeit. Bij verwerken van data kun je denken aan filteren, groeperen, zoeken, enz, maar ook kopieren of verplaatsen van data of instellen van permissies zijn merkbaar beinvloed.
Symptomen
- Prestatieproblemen, trage bibliotheek
- Kan niet synchroniseren of kan synchronisatie niet voltooien (OneDrive-synchronisatie blijft continu draaien)
- Bepaalde bewerkingen kunnen niet uitgevoerd worden, zoals het instellen van unieke machtigingen, het instellen van beveiliging, het wijzigen van een bestand, verplaatsen of kopiëren
- De ventilators in de computer klinken harder dan de haardroger (als u deze bibliotheek synchroniseert met uw computer)
De limiet voor grote objecten beperken
- Plaats niet meer dan 20-30.000 bestanden en mappen in één bibliotheek
- Meerdere bibliotheken maken, de inhoud over meerdere sites en bibliotheken verspreiden
- Zie ook deze Blog over SharePoint Bibliotheken
- Neem contact op met een consultant voor een implementatieplan en om uw migratie te plannen
2: URL-LIMIET VOOR SHAREPOINT 400-TEKENS
Deze limiet komt vaak voor wanneer gebruikers migreren van bestaande bestandsshares naar SharePoint Online. Het wordt veroorzaakt door een lange en diepgeneste bestand pad en mappen structuur. Als u mappen en submappen maakt in een documentbibliotheek, wordt het URL-pad naar de inhoud langer en langer. De limiet voor de relatieve URL in SharePoint is 400 tekens. Zodra u de limiet tegenkomt, krijgt u de foutberichten.
De URL-limiet van 400 tekens is van toepassing op het relatieve pad van uw inhoudspad naar het document. De limiet van 400 tekens de lengte van de naam van uw documentbibliotheek, mappen en het bestand. Het telt niet de tekens in de site-URL zelf. Als uw site-URL bijvoorbeeld is https://organisatienaam.sharepoint.com/sites/accounting, waar u een documentbibliotheek hebt met de naam Facturen en in die bibliotheek lagen van (sub)mappen en bestanden hebt, telt alleen de cumulatieve lengte van het mappad/bestandsnaam mee voor de limiet van 400 tekens. URL van de site zelf telt niet mee voor de limiet. Dus zelfs als je een zeer lange site naam, is het OK.
Symptomen
- U krijgt de foutmeldingen zoals hierboven
Url-limiet voor SharePoint 400-tekens beperken
- Documentbibliotheken maken met kortere namen
- De map hiërarchie in een documentbibliotheek verkleinen (meerdere lagen mappen verwijderen)
- De lengte van de map en bestandsnamen wijzigen
- Verwijd ook spaties en andere speciale tekens in bestand namen.
- Hoewel sommige speciale tekens niet zijn toegestaan in bestandbenamingen, worden andere tekens omgezet in html code. Een Spatie word bv %20 in de URL-naam. Dat zijn 3 karakters ipv 1
- Overweeg om te werken met metadata
3: PADLIMIET VOOR WINDOWS
Een nog strengere limiet die u zou kunnen tegenkomen is de limiet van 256 tekens op uw Windows-pc. Als gebruikers de documentbibliotheken synchroniseren met hun pc’s, worden de foutmeldingen weergegeven wanneer ze iets proberen te doen binnen gesynchroniseerde documentbibliotheken (d.w.z. mappen maken, documenten hernoemen, enz.). Waar een SharePoint URL maximaal 400 karakters kan bevatten
Symptomen
- Beperkingen om nieuwe mappen te maken binnen gesynchroniseerde bibliotheken
- Het krijgen van een foutmelding hierboven
- Niet mogelijk om documenten te maken of de naam te wijzigen in mappen van de gesynchroniseerde documentbibliotheken
- Niet mogelijk om documenten of mappen te kopiëren naar de mappen die het pad overschrijden boven de limiet van 256 in de gesynchroniseerde documentbibliotheken
De limiet voor het pad van Windows 256-teken beperken
- Synchronisatie voor de documentbibliotheken voorkomen
- De maphiërarchie binnen de bibliotheken afvlakken
- Overwegen om metagegevens in SharePoint te gebruiken
4: 300.000 ITEMSYNCHRONISATIELIMIET OP ONEDRIVE-SYNCHRONISATIE
Een andere limiet die eindgebruikers vaak tegenkomen, is de limiet van 300.000 voor het aantal documenten dat gebruikers kunnen synchroniseren met onedrive-synchronisatieclient. Als gebruikers op die synchronisatieknop klikken in hun OneDrive en alle documentbibliotheken in SharePoint, dan neemt het aantal documenten toe dat moet worden gesynchroniseerd met de synchronisatieclient van OneDrive. Volgens Microsoft mag die limiet niet hoger zijn dan 300.000 voor het totaal aantal items op alle locaties die worden gesynchroniseerd. Om precies te zijn, het is geen strikte limiet, maar meer een richtlijn. Echter, ik ben deze problemen al vaker tegengekomen bij klanten die we supporten. En aangezien dit heel gebruikelijk is voor een gebruiker om honderdduizenden bestanden te synchroniseren op veel SharePoint-sites / bibliotheken, duikt het probleem heel vaak op.
Officiële richtlijn van Microsoft (referentie)
Symptomen
- OneDrive-synchronisatie kan niet volledig worden gesynchroniseerd (wiel draait de hele tijd)
- Conflicten bij het synchroniseren
- Bestanden die niet worden gesynchroniseerd met SharePoint en vice versa
De synchronisatielimiet voor OneDrive beperken
- Leer gebruikers over de limiet (Training!)
- Synchronisatie in bepaalde (grotere) bibliotheken voorkomen
- Gerichte synchronisatie, sync enkel de mappen en bestanden die u (vaker of voor een bepaalde tijd nodig hebt.
- Het is onmogelijk om 300000 documenten tegelijk te bewerken, dus waarom zouden al deze documenten dan beschikbaar moeten zijn
5: DREMPELWAARDE VOOR 93 DAGEN RECYCLECONTAINER
Deze is niet zozeer een limiet, maar een drempel door het ontwerp. Als gebruikers documenten en andere inhoud verwijderen – komen ze allemaal in de Prullenbak terecht. En je content van daar herstellen, maar je hebt maar 93 dagen om dit te doen. Er is geen back-up in SharePoint Online/Office 365, dus na 93 dagen – het enige waar u op vertrouwen zijn gedachten en gebeden.
Symptomen
- Uw collega’s vloeken als ze proberen om bestanden te herstellen die 6 maand eerder zijn verwijderd.
De drempel voor prullenbak beperken
- Training, Training, Training.
- Overweeg een bewaarbeleid voor uw doeumenten in te stellen
- Overweeg backup alternatieven
- Overweeg de aankoop van een 3rd party Backup Solution
