Wist je dat er verschillende soorten Libraries of bibliotheken in SharePoint zijn? In deze Blog leg ik uit welke soorten er zijn en waarvoor ze kunnen dienen.
Zoals wellicht bekend, kan SharePoint functioneren als een DMS, een zogenaamd Document Management System. Bestanden/documenten/Items, kunnen worden opgeslagen in SharePoint Sites in de zogenaamde Libraries. Een Sharepoint site kent verschillende Libraries. Je kunt een Library zien als een soort container waar bestanden en data opgeslagen kunnen worden.
Zie het als een kast met laden, de kast is de SharePoint Site, en elke lade staat voor een Library. Elke lade die je opentrekt kan gegevens bevatten, in de vorm van Ordners, klappers, mappen, losse documenten of bv. foto’s. Dit is precies hoe een SharePoint omgeving ook werkt.SharePoint kent 4 soorten libraries, hieronder leg in kort uit welke libraries dat zijn en waarvoor ze (kunnen) dienen.
Documentlibrary
De eerste vorm is een gewone documentlibrary. Bij aanmaak van een nieuwe SharePoint-site, zal er altijd een standaard documentlibrary worden aangemaakt. Je kunt naast de standaard documentlibrary ook zelf nieuwe documentlibraries aanmaken, door Een app toevoegen > Documentbibliotheek. In een documentlibrary kunnen documenten worden opgeslagen.
Door te kiezen voor de aanmaak van meerdere documentlibraries de SharePoint Site, ontstaat er al een structuur en kunnen documenten gestructureerd worden opgeslagen in diverse documentlibraries, op 1 of meerdere sharepoint sites.
Door bv ook metadata (=kolommen) toe te voegen aan de Documentlibrary kun je binnen de library weer structuur aanbrengen om documenten te groeperen/filteren/etc.
Imagelibrary
Een andere documentbibliotheek die we hebben heet de Picture- of Imagelibrary. Je raadt het al – het is een speciale documentlibrary voor afbeeldingen / foto’s. Wat het anders dan een gewone document bibliotheek is dat het standaard bestanden (afbeeldingen) in miniatuur weergave weergeeft – wat logischer is voor afbeeldingen. Het bevat ook een aantal ingebouwde afbeelding specifieke metadata zoals bv. datum foto, locatie foto enz.
Een Image library wordt niet standaard aangelegd zoals dat bij de Documentlibrary wel het geval is. Een imageLibrary kun je zelf aanmaken door Een app toevoegen > Afbeeldingsbibliotheek
Site Assets Library
Naast de standaard documentlibrary wordt er nog een Library aangemaakt op het moment dat je een SharePoint Site aanmaakt. De zogenaamde Site-Assets library. Deze wordt gebruikt om alle inhoud en bestanden op te slaan die nodig zijn om een SharePoint-site goed te laten functioneren (d.w.z. logo’s, OneNote-notitieblok, enz.). Het is geen bibliotheek waar u werkende bestanden en inhoud opslaat. Deze bibliotheek is een soort dumpplaats voor alles wat je gebruikt om uw site te bouwen – dingen worden toegevoegd aan het automatisch als je dit doet. Zo kun je aan een Site bijvoorbeeld een logo koppelen, het logo wordt opgeslagen in Site Assetlibrary van de Site. Ook Themes en kleurenschema kun je koppelen aan een Site, 2 x raden waar deze worden opgeslagen. Standaard bevat elke nieuwe site een OneNote notitieblok, raad eens waar deze worden opgeslagen. Of alle relevante informatie die je koppelt aan een WiKi pagina in Sharepoint, waar worden die opgeslagen? Juist! in de Site Assetlibrary.
Je kunt deze Site Asset library dus zelf niet heel actief gebruiken om bestanden in op te slaan, maar SharePoint zelf gebruikt deze library dus om alle relevante informatie nodig voor het functioneren van de pagina’s in op te slaan.
Site Pages Library
Dat brengt ons bij een vierde soort Library, de SitePages Library. De naam zegt het al deze bibliotheek is bedoeld om de Site Pagina’s op te slaan. Alle pagina’s die u wijzigt of maakt als onderdeel van uw SharePoint-site, worden hier allemaal opgeslagen. Het verschil tussen een Site en een pagina is als volgt: Sites zijn ervoor om de diverse content te organiseren, en Pagina’s zijn bedoeld om deze content weer te geven. Je kunt dus geen documenten uploaden naar deze bibliotheek.
Wanneer je naar je SharePoint Site Content menu gaat, kun je de verschillende libraries ook zien.
Technisch gezien zijn er wellicht nog aanvullende libraries in de aanbieding, bedoeld voor zeer specifieke doeleinden, maar laten we het voor nu maar even simpel houden, het is soms al moeilijk genoeg.
