Het gebruik van Teams hangt zeer sterk af van de gebruikers die er mee aan de slag gaan. Standaard kan elke gebruiker (met licentie) een Team aanmaken. Op de achtergrond gebeuren er dan een heleboel technische zaken om dat Team te faciliteren met alle overige gekoppelde diensten.
Als je dit niet gemanaged, controleerd of beheersbaar houdt kan dit leiden tot een groot aantal Teams/SharePoint Sites/Groups/Planners etc etc.
Veel organisaties vragen vaak als onze SharePoint rapportages zien: ‘wie al die SharePoint-sites heeft gemaakt?’. Organisaties zijn mede door de Coronacrisis, versneld aan de slag gegaan met teams en hebben besloten om gebruik te maken van MS Teams in hun (vaak nieuw geïmplementeerde) Office 365 suite van apps.
In tegenstelling tot andere producten zoals Zoom, Whatsapp, Facetime en Skype is MS Teams echter geen zelfstandig product, maar een kernelement in het Microsoft Office 365-ecosysteem.
Het belangrijkste punt is dat elk team in MS Teams een gekoppelde SharePoint-site heeft (en een Exchange-postvak, waar alle chat-inhoud wordt opgeslagen). Je kunt deze opties niet uitschakelen.
Wat gebeurt er als je een team in MS Teams maakt?
Het mooie aan het één-op-één chatelement van MS Teams is dat het relatief intuïtief en gebruiksvriendelijk is, ook in de mobiele app. Je hoeft gebruikers alleen te vertellen dat het net skype of Whatsapp is, maar alleen voor interne gebruikers, en de meeste nemen het snel op.
Het teamsgedeelte van MS Teams is niet zo intuïtief, maar de early adopters begrijpen over het algemeen vrij snel de basisconcepten – dat een team leden heeft en dat je meerdere chatkanalen voor elk Team kunt hebben.
Zodra eindgebruikers begrijpen hoe een team werkt (en dit kan enige tijd duren), kunnen ze en zullen ze de optie linksonder in de app opmerken om een nieuw Team aan te maken:
Standaard is deze button voor iedereen beschikbaar dus eindgebruikers zullen gaan proberen om een Team op te zetten:
De meeste eindgebruikers zullen kiezen voor de optie Een geheel nieuw Team maken’ zoals hieronder weergegeven, de 2e optie stelt je in staat een Team aan te maken op basis van een eerder aangemaakt Team. Microsoft heeft aangekondigd binnenkort met een aantal default templates te komen (specifiek gericht op diverse braches).
Er is een grote kans dat het team ‘Prive’ wordt, vaak zal men al niet begrijpen wat dit betekent. Een openbaar team klinkt meer als een Yammer-groep (of community), waar iedereen aan kan deelnemen.
Tot nu toe, kind kan de was doen, en kan men het nieuwe Team een willekeurige naam geven met een eventuele omschrijving.
Aan de onderkant van het naamgevingsscherm is de optie om te ‘Maken’. De eindgebruiker wordt dan uitgenodigd om leden toe te voegen aan hun nieuwe Team. Dit lijkt een vrij voor de hand liggende stap, en kun je toevoegen wie ze willen. Nieuwe leden zijn standaard ‘leden’, maar ze kunnen indien nodig worden gewijzigd in ‘Eigenaren’. Er is geen controle over dit proces..
Het nieuwe team verschijnt nu in het linkermenu van MS Teams:
Het nieuwe team opent op het standaard ‘Algemeen’ kanaal.
In het grootste deel van het team worden de volgende opties als tabs aangeboden:
- ‘Berichten’, ‘Files’, ‘Wiki’ en een + om meer toepassingen toe te voegen. (Hint – de optie ‘Bestanden’ (of ‘Files’) verwijst naar de SharePoint-site die achter de schermen is gemaakt).
- In het midden drie opties om ‘Meer mensen toe te voegen’, ‘Meer kanalen maken’ en ‘Open de FAQ’
- Onderaan de optie ‘Start een nieuw gesprek’ met verschillende andere opties, waaronder de videooptie ‘nu vergaderen’.
De eindgebruiker kan nu aan de slag met chatten, bestanden delen en apps toevoegen om andere dingen te doen.
Maar wat is er nog meer gebeurd?
Zoals hierboven vermeld, geeft het tabblad ‘Bestanden’ in het algemene kanaal een aanwijzing voor het bestaan van de verbonden SharePoint-site. Eindgebruikers geven hier misschien niet veel om, voor hen biedt het de mogelijkheid om bestanden te maken, uploaden, delen en samenwerken. En dat werkt ook zoals het zegt dat het werkt.
1 Er wordt een nieuwe Office 365-groep gemaakt
Maar voordat we naar de SharePoint-site gaan, is het belangrijk om de één-op-één relatie tussen een team in MS Teams en een Office 365-groep te begrijpen. Als u niet weet wat een Office 365-groep is, in een andere Blog leg ik dat uit.
In zeer eenvoudige bewoordingen::
- Elk nieuw team in MS Teams maakt een nieuwe Office 365-groep.
- De eigenaar van de Office 365-groep is de eigenaar van het team; de leden van de groep zijn de leden van het team, zoals toegevoegd door de persoon die het team heeft gemaakt.
De nieuwe Office 365-groep wordt weergegeven in de lijst met groepen in de Office 365-beheerportal, zoals hieronder wordt weergegeven. De toegang tot dit deel van de beheerportal is normaal gesproken beperkt tot globale beheerders (die normaal gesproken verantwoordelijk zijn voor het maken van andere typen AD-groepen, zoals beveiligingsgroepen en distributielijsten.
2 Er is een nieuw Exchange-postvak gemaakt
Houd er rekening mee dat het proces ook een Exchange-postvak met een groepse-mailadres heeft gemaakt. Het nieuwe Exchange-postvak wordt nu weergegeven in de Outlook-client van iedereen in het team – iets wat ze waarschijnlijk niet zullen opmerken.
Zoals hierboven vermeld, worden alle chatberichten in het team opgeslagen in een verborgen map in het Exchange-postvak voor het team.
3 Er wordt een Plan gemaakt in Planner
Elk Team krijgt een sepraat Plan in Microsoft Planner.
Dit Plan wordt weergegeven in het menu van microsoft planner. Het Team kan gebruik maken van dit plan om taken te beheren en status te volgen. Of het gaat om Team taken, individuele taken, projecttaken, noem maar op. Via de verschillende weergave opties is het een mooioe tool om alle taken te beheren , te koppelen en te volgen. De Planner kun je als Tab toevoegen aan je Team of Kanaal, zodat je ook vanuit Teams dezelfde Look-and-Feel krijgt als in de Planner.
Wanneer je vanuit de Planner een nieuw Plan zou maken, wordt er ook een Group aangemaat, echter wordt er niet automatisch een Team aangemaakt.
4 Er is een nieuwe SharePoint-site gemaakt
Als we naar de SharePoint-beheerportal gaan, die normaal gesproken beperkt is tot globale beheerders en SharePoint-beheerders, kunnen we zien dat er een nieuwe SharePoint-site is gemaakt en die eigendom is van de ‘groepseigenaren’.
De SharePoint-beheerder heeft geen betrokkenheid gehad bij het maken, benoemen of structureren van deze nieuwe site. En om een andere factor toe te voegen, heeft de SharePoint-beheerder geen toegang tot de site – zie hieronder.
De teameigenaar of de Team leden zullen het zich niet realiseren, maar het Team heeft nu een SharePoint-site. De bibliotheek ‘Documenten’ van de nieuwe site wordt weergegeven op het tabblad ‘Bestanden’, zoals hieronder wordt weergegeven.
En om een verwarrend element toe te voegen, bevat de site de uitnodiging (linksonder) om een nieuw team te maken!
Zoals hierboven vermeld kan de SharePoint-beheerder ‘zien’ dat deze site in de lijst met sites staat, maar er eigenlijk geen toegang toe heeft. De Global Admin daarentegen heeft er toegang toe.
De persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van SharePoint in de hele organisatie heeft dus geen toegang tot de SharePoint-site, wat vanuit het oogpunt van IT informatiebeheer geen goede zaak is.
De reden dat ze geen toegang hebben tot de site is omdat ze niet zijn toegevoegd aan de beheerdergroep siteverzameling toen de site werd gemaakt. En om het wat verwarrender te maken, wordt het gedeelte ‘Gebruikers en machtigingen’ van site-instellingen, waar de sectie ‘Beheerders van siteverzamelingen’ wordt gevonden (zie screenshot hieronder), niet weergegeven in SharePoint-sites op basis van Office 365 Group.
Dus, hoe krijgt de SharePoint Admin toegang tot deze site om deze te configureren en te beheren? Er zijn twee manieren::
- De Global Admin kan naar /_layouts/15/mngsiteadmin.aspx (naar de URL van de sitenaam) gaan en deze toevoegen (of een beveiligingsgroep).
- De SharePoint-beheerder kan op de sitegegevens klikken in de SharePoint-beheerportal en zichzelf toevoegen als eigenaar. Hiermee worden ze samen met de groepseigenaar in de sectie Beheerder van de siteverzameling geplaatst.
5 Er wordt een gedeeld notitieblok aangemaakt in OneNote
Voor elk nieuw team wordt er ook een OneNote nottitieblok aangemaakt.
Organiseer met je Team notities die je kunt verdelen in secties en pagina’s. Navigeren en zoeken is heel gemakkelijk en je vindt je notities altijd terug waar je ze hebt opgeslagen.
Typ, schrijf, teken, en knip dingen van het web om de gedachten vast te leggen in een notitieblok. Gebruik het flexibele canvas van OneNote om inhoud te plaatsen waar je maar wilt. Je kunt zelfs handgeschreven notities of pagina’s rechtstreeks in OneNote scannen en ze vervolgens doorzoekbaar maken.
De OneNote kun je vervolgens weer als een Tab koppelen aan je Teams.
Samengevat
Dit bericht begon met een eenvoudige vraag – Wat gebeurd er als je een Team aanmaakt. Als men iedereen in de organisatie toestaat om Teams te maken (bv. om vanuit huis te kunnen werken), hoe beheren ze dan alle SharePoint-sites die zijn gemaakt via het hierboven beschreven proces?
Er is niet één antwoord op deze vraag, maar het is de moeite waard om precies te begrijpen wat er gebeurt – en wat er allemaal wordt aangemaakt binnen de diverse service onderdelen van M365.
Laat eindgebruikers de vrijheid om teams te maken en later omgaan met de gevolgen, waaronder pogingen tot automatische classificatie- en bewaarbeleid voor de verschillende elementen van de nieuwe Office 365-groep – postvak, SharePoint-site, Teamchat. Dit is de standaard van Microsoft en de voorkeur van veel organisaties die geen policies hebben of de risico’s accepteren van ongecontroleerde informatieopslag. Beheer de aanmaakproces van Teams, maar maak elk gecontroleerd proces zo eenvoudig mogelijk voor eindgebruikers om ze snel te laten werken. Beheer de omgeving, de inhoud in mailboxen, SharePoint en Teams om dataopslag beheersbaar en gecontroleerd te houden.
